REFERAT AF BESTYRELSESMØDE

REFERAT

28-JANUAR-2022    |     BESTYRELSESMØDE

DAGSORDEN

1. Velkomst

2. Godkendelse af referat fra sidst

3. Gensidig orientering 
4. Økonomi
5. Honorering af bestyrelsesarbejde
6. Byggesager
   
7. Vandudvalg

8. GuldvangsPosten / Generalforsamling
   

9. Veje & stier
10. Eventuelt

Bestyrelsesmødet blev afholdt hos Egon Ølgod (EØ) på Jeppesvej med følgende dagsorden:

1.  VELKOMST 

Formanden bød velkommen til bestyrelsen, alle var mødt.

2.  GODKENDELSE AF REFERAT FRA SIDST

Referatet fra sidst blev godkendt.

3.  GENSIDIG ORIENTERING

Allan Nielsen (AN) lagde ud med at fortælle, at han vil deltage i fællesmøde på Hotel Stausø for grundejerforeningerne i Varde Kommune. Temaet vil denne gang være vandforhold og turismestrategi for kommunen. Mødet bliver hvert år på skift afholdt blandt grundejerforeningerne i hele kommunen med det formål at samordne og koordinere ønsker og krav overfor det offentlige.

Der er fra Højsvej blevet spurgt til, hvad de skal gøre med grenaffald. AN oplyste at der bliver afprøvet forskellige ordninger fra kommunens side, som det er nu vil genbrugspladsen på Houstrupvej holde åbent i påsken og til efterårsferien.

Fra Kirkevej har der været henvendelse om dybe huller i vejen, slæbning og udlægning af grus bliver kun foretaget, når der har været en periode af en vis varighed uden regn. Vi var så heldige, at klagen hurtigt kunne følges op med udbedring af vejene.

Efter flisningen af træstakken på Hans Hansensvej er der efterladt dybe spor og en del smågrene. AN vil rette henvendelse til entreprenøren.   

Ved legepladsen er der etableret en kuppelrist midt i adgangsvejen, den er blevet anbragt for dybt, omgivet af grusopfyldning, den bør nok hæves.

4.  ØKONOMI

Kasserer Per Toftdahl (PT) fortalte, at der ved generalforsamlingen sidste år havde været kritik af, at tallene ved præsentationen af regnskabet var svære at læse fra de bageste rækker. Han vil i år forsøge at anskueliggøre regnskabet tydeligere. PT bemærkede, at regnskabet udviste stort overskud, men der vil blive brug for det. PT bemærkede yderligere, at der i det forløbne år har været god gang i handlen med huse. Ca. 10 procent af husene er blevet handlet.

Budgettet for 2022 blev gennemgået. Af store opgaver har vi asfaltering af stamvej og projektering af renovering af Kirkeflodsgrøften, det er grøften der udgør vores grænse mod nord. Renoveringen regner vi med skal ske i løbet af 2023 af hensyn til økonomien.

5.  HONORERING AF BESTYRELSESARBEJDE

Vi har et punkt med om honorering af bestyrelsesarbejde, det er afledt af et forslag til forbedring fra revisorerne til kassereren. Kassereren orienterede om regler for udbetaling i forbindelse med frivilliges arbejde i foreninger. Ud fra kassererens orientering, besluttede vi at modernisere honorering af bestyrelsens arbejde. PT forventer fremover at fremtidige ønsker om honorering af arbejde skal være nærmere defineret med arbejdets art og udgifter herved.

6.  BYGGESAGER

AN har modtaget et brev fra Vurderingsstyrelsen, det fremgik her, at det nu er muligt at klage over vurderinger foretaget i perioden 2013 – 2020. For foreningen er der dog ingen indvendinger, da vi blot står som ejer af grunden på Hans Hansensvej.

7. VANDUDVALGET

Vi har fortsat et projekt med et overløb mellem Pugeldalgrøften og Guldvangsgrøften. Dette har krævet godkendelse fra kommunen efter vandløbsloven. Arbejdet vil blive betalt og udført af Naturstyrelsen.

1. januar 2022 var der årsgennemgang af oprensningen af Guldvangsgrøften sammen med Fuldendt og Nr. Nebel entreprenøren. Punkter der ikke var i orden, bl.a. med skred af kanter, er efterfølgende blevet udbedret.

Vandudvalget holdt efterfølgende møde om udvidelsen af Grundvandssænkningen på Kirkeflod, her er ansøgning indsendt til kommunen. Fuldendt har fulgt op på projektet med oplæg til fremtidig vedligehold. Der skal udarbejdes et dokument, som brugerne (nuværende og kommende) skal underskrive. Dokumentet skal omhandle spulefrekvens og omkostningsfordeling.

8.  GULDVANGSPOSTEN / GENERALFORSAMLING

GuldvangsPosten betragter bestyrelsen som et stort aktiv, med mulighed for orientering af foreningens medlemmer. Det genererer naturligvis udgifter til opsætning og vedligehold af hjemmesiden. Vi godkendte forslag til afregning af dette.

Vi kom frem til, at bladet skal udsendes senest i uge 12, dette bl.a. for at vi vil bede folk tilmelde sig senest den 4. april 2022 til spisning ved generalforsamlingen (det forebygger madspild). Der er naturligvis fri adgang til generalforsamlingen.

Efter generalforsamlingen sidste år er der kommet ændringer af vedtægter, vi vil udkomme med opdateret udgave af vedtægter. PT vil sørge for at få trykt stemmesedler og afkrydsningslister. EØ har lavet aftale med hallen og sørger for drikkevarer. Kay Vejdiksen og Egon Ølgod er på valg.

9.  BUDGET FOR 2022

Vi har fra bestyrelsen været på udflugt for at se på forskellige asfalt belægninger. Vi anser det for vigtigt, at det bliver den helt rigtige belægning, da det skal holde mange år fremover. Vi fandt frem til, at den nuværende belægning har holdt i mere end tyve år.

I forbindelse med asfalteringen skal vi have lavet en rørforbindelse under vejen fra Guldvangsgrøften til Grundvandssænkningen. Vi bad EØ indhente tilbud på rørarbejdet, vi skal i samme omgang have vurderet om vi skal have rettet op på fliserne i postkassehusene. Yderligere skal vi have fjernet de nuværende chikaner.

10.  EVENTUELT

AN ville gerne have ryddet op i gamle papirer, da det meste i dag ligger elektronisk, er der jo ikke brug for de store arkiver. Vi aftalte at få lavet en oprydningsdag.

PT ser gerne, at vi alle er behjælpelige med at minde nye ejere om at få indsendt deres ejeroplysninger.

Næste møde vil vi afholde kl. 8.30 påskelørdag, den 16. april 2022, forud for generalforsamlingen.